Pour facturer à la RAMQ les services rendus à un patient dont vous ne connaissez pas le numéro d'assurance maladie, par exemple un nouveau-né, un patient soigné dans le cadre d'un accident du travail ou un patient sans carte vu en situation d'urgence, il faut créer une fiche au nom de ce patient dans Xacte pour renseigner la Régie sur son identité.
Pour ce faire, suivez les étapes décrites ci-dessous selon l'outil de facturation que vous utilisez.
Dans la grille
Cliquez sur une case vide de la colonne Patients/Forfaits, puis sur le « + » vert de la barre patient.
Sélectionnez le type Patient RAMQ (sans NAM) et entrez les informations nécessaires : nom de famille, prénom, date de naissance et sexe. Dans certaines situations, l'adresse est également requise. Dans le cas d'un bébé né au Québec :
Si vous ne connaissez pas le prénom, entrez n'importe quels caractères alphabétiques dans la case du prénom (par exemple « bb de [prénom de la maman] »).
Vous devez remplir le champ NAM du parent (bébé). Si vous ne connaissez pas le NAM du parent ou si celui-ci n'est pas assuré par la RAMQ, il faut alors ajouter ses nom, prénom, date de naissance et sexe dans la fiche patient du bébé après sa création. Voir la dernière section du présent article pour la marche à suivre.
Cliquez sur Créer le patient. Son nom s'affiche en italique dans la grille, ce qui signifie qu'il s'agit d'un patient créé manuellement.
Pour préciser la raison pour laquelle les services sont facturés à la RAMQ malgré l'absence d'un numéro d'assurance maladie, cliquez sur le nom du patient dans la colonne Patients/Forfaits, puis choisissez l'option pertinente dans le menu déroulant des situations particulières.
Vous pouvez maintenant entrer votre facturation dans les colonnes d'actes comme d'habitude.
Dans la demande unitaire
Cliquez sur le « + » bleu à gauche de la case de NAM.
Sélectionnez le type Patient RAMQ (sans NAM) et entrez les informations nécessaires : nom de famille, prénom, date de naissance et sexe. Dans certaines situations, l'adresse est également requise. Dans le cas d'un bébé né au Québec :
Si vous ne connaissez pas le prénom, entrez n'importe quels caractères alphabétiques dans la case du prénom (par exemple « bb de [prénom de la maman] »).
Vous devez remplir le champ NAM du parent (bébé). Si vous ne connaissez pas le NAM du parent ou si celui-ci n'est pas assuré par la RAMQ, il faut alors ajouter ses nom, prénom, date de naissance et sexe dans la fiche patient du bébé après sa création. Voir la dernière section du présent article pour la marche à suivre.
Cliquez sur Créer le patient. Ses informations s'ajoutent à la facture.
Pour préciser la raison pour laquelle les services sont facturés à la RAMQ malgré l'absence d'un numéro d'assurance maladie, choisissez l'option pertinente dans le menu déroulant des situations particulières.
Vous pouvez maintenant entrer votre facturation comme d'habitude.
Dans l'application mobile
Dans la demande à l'acte, appuyez sur Sélectionner un patient.
Cliquez sur le « + » vert.
Dans la section des informations personnelles, entrez les informations nécessaires : nom de famille, prénom, date de naissance et sexe. Dans certaines situations, l'adresse est également requise. Dans le cas d'un bébé né au Québec :
Si vous ne connaissez pas le prénom, entrez n'importe quels caractères alphabétiques dans la case du prénom (par exemple « bb de [prénom de la maman] »).
Dans la section Personne répondante, appuyez sur Ajouter une personne répondante et inscrivez le NAM d'un des parents dans la case prévue à cet effet. Si vous ne le connaissez pas ou si le parent n'est pas assuré par la RAMQ, il faut alors indiquer ses nom, prénom, sexe et date de naissance.
Appuyez sur Enregistrer, puis sur la flèche dans le coin supérieur gauche pour revenir à la demande à l'acte.
Dans la section Patient, appuyez sur la case Situation et choisissez la raison pour laquelle les services sont facturés à la RAMQ malgré l'absence d'un numéro d'assurance maladie.
Vous pouvez maintenant entrer votre facturation comme d'habitude.
Ajouter un répondant à la fiche patient
Dans la plateforme Web, lorsque vous facturez un bébé dont le répondant n'a pas de numéro d'assurance maladie, il faut entrer les informations sur celui-ci dans la fiche patient du bébé. Vous pouvez accéder à cette fiche de multiples façons :
Lors de la création du patient, plutôt que de cliquez sur Créer le patient, appuyez sur la flèche à droite de ce bouton puis sur Créer le patient et ouvrir le dossier.
Dans la grille, après avoir créé le patient, cliquez sur l'un des deux boutons Ouvrir encadrés ci-dessous.
Dans la demande unitaire, après avoir créé le patient, cliquez sur le bloc-notes à gauche de son nom.
Une fois la fiche ouverte, suivez les étapes ci-dessous pour lui ajouter les informations sur le répondant :
Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Modifier.
Dans le coin inférieur droit de la nouvelle page, entrez les informations sur le répondant.
Cliquez sur Sauvegarder, en haut à gauche.