Lorsqu'un patient assuré ne présente pas de carte valide et qu'il paie lui-même les services reçus, vous devez :
remplir le formulaire 4314 de la RAMQ et en donner une copie au patient;
envoyer une demande de paiement à la RAMQ en situation 9 - Demande de remboursement à remettre au patient.
Ces deux étapes peuvent être complétées dans Xacte. Pour ce faire, suivez les instructions ci-dessous selon la façon dont vous saisissez votre facturation.
Lorsque vous soumettez une facture en situation 9 à la RAMQ, vous ne demandez pas un paiement : vous informez simplement la Régie que le patient pourrait chercher à obtenir un remboursement pour les services décrits dans votre facture.
Dans la grille
Entrez le NAM du patient et saisissez les codes de facturation comme vous le feriez habituellement.
Note : Si vous ne connaissez pas le NAM du patient, vous devez créer une fiche à son nom. Pour des instructions à ce sujet, consultez l'article Créer un patient RAMQ sans numéro d'assurance maladie.
Par ailleurs, si les frais payés par le patient ne correspondent pas aux tarifs habituels de la RAMQ, vous pouvez utiliser le symbole « $ » après un acte pour lui attribuer une valeur spéciale. Par exemple, « P$50 » indique que le patient a payé 50 $ pour l'acte P. Cela dit, lorsque la somme facturée au patient dépasse celle que la RAMQ vous aurait versée pour le même service, elle récupérera généralement la différence entre les deux montants sur votre état de compte une fois le remboursement remis au patient.
Dans la colonne Patients/Forfaits, cliquez sur le nom du patient et dans la barre patient, choisissez l'option 9 - Demande de remboursement à remettre au patient dans le menu déroulant des situations particulières.
Si vous souhaitez générer le formulaire 4314 à partir de Xacte, passez à l'étape 3. Sinon, il ne vous reste qu'à soumettre la demande!
Une fois la ligne sauvegardée, cliquez sur la case des actes facturés pour le patient.
Dans la barre des informations additionnelles, cliquez sur le bouton Imprimer Formulaire 4314.
Ceci génère un formulaire 4314 prérempli en format PDF que vous pouvez imprimer. N'oubliez pas de le signer et d'obtenir la signature du patient avant de le lui remettre.
Dans la demande unitaire
Entrez le NAM du patient ainsi que les actes qui lui ont été facturés.
Note : Si vous ne connaissez pas le NAM du patient, vous devez créer une fiche à son nom. Pour des instructions à ce sujet, consultez l'article Créer un patient RAMQ sans NAM.
Par ailleurs, si les frais payés par le patient ne correspondent pas aux tarifs habituels de la RAMQ, vous pouvez remplacer le tarif associé à chaque acte par le montant réellement perçu. Cela dit, lorsque la somme facturée au patient dépasse celle que la RAMQ vous aurait versée pour le même service, elle récupérera généralement la différence entre les deux montants sur votre état de compte une fois le remboursement remis au patient.
Dans le menu déroulant des situations particulières., choisissez l'option 9 - Demande de remboursement à remettre au patient.
Si vous souhaitez générer le formulaire 4314 à partir de Xacte, passez à l'étape 3. Sinon, il ne vous reste qu'à soumettre la demande!
Une fois la demande sauvegardée, cliquez sur le bouton Imprimer Formulaire 4314.
Ceci génère un formulaire 4314 prérempli en format PDF que vous pouvez imprimer. N'oubliez pas de le signer et d'obtenir la signature du patient avant de le lui remettre.
Dans l'application mobile
Il n'est malheureusement pas possible de produire le formulaire 4314 à partir de l'application mobile. Nous vous invitons à vous connecter à la plateforme Web pour le faire suivant les instructions ci-dessus.
Vous pouvez toutefois produire la demande de remboursement à remettre au patient dans l'application. Pour ce faire, entrez d'abord le NAM de votre patient.
Note : Si vous ne connaissez pas le NAM du patient, vous devez créer une fiche à son nom. Pour des instructions à ce sujet, consultez l'article Créer un patient RAMQ sans NAM.
Ensuite, dans la section Patient, choisissez l'option 9 dans le menu Situation. Vous pouvez ensuite poursuivre votre facturation comme d'habitude.
Si les frais payés par le patient ne correspondent pas aux tarifs prévus par la RAMQ, vous pouvez préciser le montant perçu pour chaque acte dans la case pertinente (celle-ci s'affiche uniquement lorsque la situation 9 a été sélectionnée). Cela dit, lorsque la somme facturée au patient dépasse celle que la RAMQ vous aurait versée pour les mêmes services, elle récupérera généralement la différence entre les deux montants sur votre état de compte une fois le remboursement remis au patient.
