Grâce aux fonctionnalités de prise de notes intégrées aux grilles de facturation, vous pouvez regrouper à un seul endroit les informations utiles à votre saisie et associer des remarques à vos factures pour consultation ultérieure. Si votre abonnement inclut la vérification de votre saisie par un expert, vous pouvez également vous en servir pour communiquer des renseignements à votre conseiller.

On distingue deux fonctions de prise de notes dans la grille : le bloc-notes personnel et la note rattachée à une demande.

Le bloc-notes accessible depuis toutes vos grilles vous permet de centraliser les informations dont vous avez besoin pour saisir votre facturation : les notes que vous y rédigez persistent d'une grille à l'autre et peuvent donc être consultées dans chacune d'entre elles. Cet outil est particulièrement utile pour conserver la syntaxe à observer dans des situations que vous ne rencontrez qu'occasionnellement, par exemple.

Pour accéder au bloc-notes, cliquez sur la bulle située dans le coin supérieur gauche de la grille, à droite du profil de facturation :

Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez les renseignements souhaités, puis cliquez sur Sauvegarder.

Pour consulter vos notes à l'avenir, vous pouvez simplement placer votre curseur sur la bulle, sans cliquer :

La deuxième fonction de prise de notes vous permet d'associer un commentaire à une facture spécifique. Celui-ci s'affichera alors peu importe l'endroit à partir duquel la demande est consultée à l'avenir, y compris dans les archives d'actes et dans les états de compte. Vous pouvez vous en servir pour laisser des traces d'une situation particulière dont il serait pertinent de se rappeler si la demande était refusée, par exemple, ou encore pour communiquer des informations ou poser une question à l'agent qui vérifiera votre saisie, le cas échéant.

Pour associer une note à une facture, sélectionnez la cellule visée, puis dans la section des informations additionnelles, cliquez sur Note :

Entrez votre texte dans la boîte de dialogue qui apparaît, qui peut être agrandie au besoin en faisant glisser son coin inférieur droit. Quand le champ de note d'une demande contient du texte, un carré gris ou blanc s'affiche dans le coin supérieur droit de la cellule.

Les clients Premium utilisent fréquemment les notes pour communiquer indirectement avec leur technicien en facturation. Celui-ci doit lire et vérifier toutes les notes que vous laissez sur une demande dans le cadre de son contrôle.

Lorsque votre note ne nécessite aucun traitement, vous pouvez cochez la case Note personnelle à la droite du champ de note. Ainsi, bien que votre technicien aura toujours accès à la note, il saura qu'il n'a pas besoin de la vérifier.