La grille est le principal outil de facturation proposé par Xacte. Elle vous permet de créer rapidement et facilement de multiples demandes de paiement à l'acte, qu'il soit question de services rendus à des patients ou de forfaits. Si vous êtes abonné à notre plan Premium, vous pouvez aussi y entrer vos demandes de rémunération mixte, de tarif horaire et, dans certains cas, de frais de déplacement.
Création d'une grille
Pour des instructions sur la création d'une grille, veuillez consulter l'article Créer une grille.
Les sections de la grille
La grille ressemble à un tableur : elle se divise en lignes et en colonnes au croisement desquelles on entre les principales données de facturation. Avant d'aborder la façon d'y entrer ces données, survolons-en les sections.
Barre d'outils : La barre supérieure contient les informations sur la grille de même que ses fonctions de contrôle. Dans le coin supérieur droit, le point d'interrogation comprend un lien vers notre centre d'aide.
Informations additionnelles : Juste au-dessus du tableau, la section des informations additionnelles est l'endroit où vous pouvez entre autre saisir les renseignements complémentaires à vos demandes de paiement, comme le référent ou la date d'hospitalisation. Le contenu de cette section varie selon la cellule sélectionnée.
Patients/Forfaits : Les quatre premières colonnes – ou cinq dans une grille à une colonne – forment la section Patients/Forfaits. Vous y entrerez les données essentielles de vos factures : le numéro d'assurance maladie du patient (ou la configuration nécessaire pour tout autre type de facturation), le lieu de dispensation des services et, s'il y a lieu, la plage horaire. On y trouve également les boutons bleus de manipulation des lignes sous les en-têtes de colonne.
Actes : La partie de droite du tableau correspond à la section des actes. C'est dans ces cases que vous saisirez vos codes de facturation. Les paramètres choisis dans la section Patients/Forfaits s'appliquent à tout ce que vous entrez sur la même ligne dans cette section. Pour la facturation à l'acte, chacune des cellules représente une demande de paiement individuelle. Pour ce qui est des autres modes de rémunération, la facturation que vous entrez dans ces colonnes est automatiquement reportée sur les formulaires exigés par la RAMQ, que vous trouverez sur votre tableau de bord par la suite.
Pour une présentation détaillée de toutes les sections de la grille, consultez l'article Anatomie de la grille.
Comment facturer dans la grille en bref
Sommairement, voici la marche à suivre pour facturer vos services dans une grille :
À la colonne Patients/Forfaits, entrez le numéro d'assurance maladie du patient ou configurez la ligne pour un autre type de facturation qu'un patient individuel.
Choisissez le lieu de facturation des services à la colonne Étab. et, si nécessaire, la plage horaire à la colonne PH.
À la date appropriée dans la section des actes, saisissez les codes de facturation ou les raccourcis Xacte correspondant aux services rendus en leur ajoutant toutes les précisions pertinentes.
Entrez tout autre renseignement nécessaire dans la section des informations additionnelles.
Évidemment, la grille offre de nombreuses fonctionnalités outre ces principes de base : importation de listes de NAM, prise de notes, triage et filtrage des lignes, etc. Pour en savoir plus sur ces fonctions avancées, référez-vous aux autres articles de notre centre d'aide.
Manipulation des lignes
Les boutons bleus sous les en-tête de colonne à la section Patients/Forfaits servent à manipuler les lignes de la grille. Voici la fonction de chaque bouton :
Bouton | Fonction |
Disquette | Force une sauvegarde/validation de la ligne sélectionnée. |
Ajouter | Crée une nouvelle ligne à la fin de la grille. Vous pouvez aussi créer des lignes en sélectionnant la dernière, puis en appuyant sur la flèche vers le bas (↓) de votre clavier. |
Copier
| Crée une nouvelle ligne juste en dessous de la ligne sélectionnée avec les mêmes paramètres à la section Patients/Forfaits. La flèche à droite du bouton donne accès à deux fonctions de copie supplémentaires :
|
Insérer | Crée une nouvelle ligne juste au dessus de la ligne sélectionnée sans la même configuration. |
En bas | Déplace la ligne sélectionnée à la fin de la grille. |
X | Supprime la ligne sélectionnée. Si celle-ci contient des données, une confirmation vous sera demandée. Notez que la suppression est définitive. Le raccourci-clavier Control+D a la même fonction. |
Aide-mémoire des codes de facturation
Xacte vous propose un aide-mémoire regroupant les principaux codes utilisés par les professionnels de votre discipline. Celui-ci est intégré à tous nos outils de facturation et inclut un outil de recherche parmi tous les codes RAMQ.
Pour y accéder dans la grille, cliquez sur une case d'acte, puis sur la loupe ou la flèche dans la section des informations additionnelles :
Plus précisément, la loupe ouvre l'outil de recherche et la flèche, l'aide-mémoire, mais les deux outils se retrouvent dans la même fenêtre.
L'outil de recherche
Les champs à droite de la loupe sont les onglets de l'aide-mémoire. Vous pouvez ainsi basculer entre les deux outils facilement.
Entrez les mots-clés dans la première case, puis cliquez sur le bouton Recherche à droite pour lancer la recherche.
La deuxième case est un menu déroulant contenant différentes listes de recherche pré-configurées. Pour effectuer une recherche dans l'ensemble des codes existants, choisissez l'option Liste des actes.
Les résultats de recherche s'affichent dans le centre de la fenêtre. Cliquez sur un code pour l'ajouter à votre demande.
Le nombre total de résultats est indiqué en bas à gauche.
Lorsque votre recherche retourne de nombreux résultats, vous pouvez passer d'une page à une autre au moyen des boutons dans le coin inférieur droit.
Lorsque la description d'un code contient des barres obliques, elle correspond en quelque sorte à un « chemin d'accès » à la section du manuel de la RAMQ dans laquelle on trouve le code. Le dernier élément est généralement le service lui-même. Ainsi, le code 07379 qu'on voit dans la capture d'écran ci-dessus correspond à une réduction de facture de l'orbite, et on le trouve à la section Appareil visuel du manuel, sous Orbite.
L'aide-mémoire
Le contenu de l'aide-mémoire est dynamique : il varie selon votre discipline, l'établissement choisi et le type de demande. Si vous l'ouvrez alors que la ligne sélectionnée ne comporte pas de patient ni de configuration particulière à la colonne Patients/Forfaits, l'aide-mémoire sera vide.
Les différents onglet regroupent des codes appartenant à une même catégorie. Cliquez sur un code pour l'ajouter à votre demande.
Lorsque l'aide-mémoire contient trop d'onglets pour qu'ils s'affichent tous à l'écran (c'est notamment le cas pour beaucoup de secteurs de pratique en médecine de famille), un bouton dans le coin supérieur droit de la fenêtre permet d'accéder aux onglets supplémentaires :
Maintenez enfoncée la touche Ctrl, Maj ou Commande de votre clavier avant de cliquer sur un code pour l'ajouter à votre demande sans fermer l'aide-mémoire. Pratique pour économiser du temps lorsque vous souhaitez ajouter plusieurs codes à une même facture!
Syntaxe de la saisie
Séparation des codes
Chaque cellule peut contenir un maximum de 10 codes d'acte ou de 3 codes de tarif horaire ou de rémunération mixte. Chaque code doit être séparé d'une virgule. Celle-ci est facultative pour les raccourcis Xacte, qui peuvent être enchaînés sans espacement quelconque.
Lorsque vous entrez un code à partir de l'aide-mémoire dans une cellule qui en contient déjà un, la plateforme ajoute la virgule automatiquement.
Symboles utilisés dans la saisie
Plusieurs symboles s'utilisent dans une grille pour ajouter des précisions à un code précis plutôt qu'à la demande en entier, comme une mesure ou un élément de contexte.
Symbole | Utilité |
@ | L'arobase sert à préciser les heures d'un acte dans le format HHMM. On peut inscrire l'heure de début seule, ou faire suivre celle-ci d'un tiret et de l'heure de fin pour spécifier la durée du service. Par exemple, « P@0800 » indique que l'acte P a commencé à 8 h, tandis que « P@0800-0830 » signifie qu'il a été effectué de 8 h à 8 h 30. |
: | Les deux-points permettent d'indiquer une mesure, comme un nombre de centimètres, de minutes ou de forfaits. L'unité de mesure est propre au code lui-même. Par exemple, « 01320:4 » correspond à la réparation d'une plaie de 4 centimètres et « 42251:100 » à 100 forfaits 42251.
Ce symbole peut également être utilisé à la place de l'arobase pour préciser un intervalle d'heures (ex. : P:0800-0830). |
% | Le symbole pour cent sert à attribuer un élément de contexte à un acte. On le fait suivre du code numérique de l'élément de contexte (ex. : S%1910). Pour en savoir plus à ce sujet, notamment comment trouver le code numérique d'un élément, consultez l'article Ajouter un élément de contexte à un code. |
! | Par défaut, la plateforme attribue le rôle 1, soit « médecin responsable », à tous vos actes. Vous pouvez indiquer un rôle différent en faisant suivre le code d'acte par un point d'exclamation et le code du rôle. Pour l'assistance apportée à un autre médecin durant une césarienne, par exemple, on écrirait « 06912!4 », le rôle 4 correspondant au rôle d'assistant. |
# | Le carré s'utilise avec un code de tarif horaire pour préciser le secteur dans lequel les services ont été rendus. On inscrira par exemple 101030#4 pour indiquer que les services cliniques ont été rendus dans une unité de longue durée. Notons que les omnipraticiens se servent du secteur pour appliquer les majorations d'horaire défavorable au tarif horaire. Note : Par défaut, la plateforme utilise le dernier chiffre du code d'établissement comme secteur dans le formulaire de tarif horaire. Il n'est donc généralement pas nécessaire de le préciser lorsque le lieu de dispensation est un centre hospitalier, puisque le numéro d'établissement se termine déjà par le numéro de l'unité de soins dans ce cas. |
$ | Le symbole de dollar permet d'attribuer un tarif spécifique à un acte. Par exemple, « S$50 » signifie que vous demandez 50 $ pour l'acte S. |
= | Le signe égal sert à indiquer la date du service dans le format AAAA-MM-JJ. Par exemple, « V=2025-10-08 » précise que l'acte V a été effectué le 8 octobre 2025. Cette fonction peut être utile pour facturer un acte dont la date dépasse l'intervalle de la grille sans devoir en créer une nouvelle. |
Code de couleurs utilisé dans la grille
Chaque fois qu'une ligne est sauvegardée dans la grille, Xacte vérifie la validité des données que vous avez saisies. À l'issue de cette validation, certaines cases peuvent devenir colorées pour attirer votre attention sur quelque chose, par exemple une erreur ou un ajout automatique. Vous pouvez cliquer sur les cases en question pour faire s'afficher un message explicatif dans une bannière dans le bas de la grille.
Dans bien des cas, vous pouvez faire disparaître un message et rendre la case blanche à nouveau en cliquant sur le bouton « ignorer » de la bannière :
Si un message d'erreur ne peut pas être ignoré, c'est qu'il faut absolument corriger le problème sous-jacent avant d'envoyer la demande à la RAMQ.
Quatre couleurs différentes correspondent chacune à un type de message particulier :
Ajout automatique
Lorsqu'une case devient bleue, c'est que la plateforme a ajouté quelque chose à votre facture automatiquement. Il peut notamment s'agir d'une information nécessaire pour que votre facture soit valide, comme un élément de contexte, ou encore d'un code auquel vous avez assurément droit selon la situation. Cliquez sur la case et consultez le message explicatif dans le bas de la grille pour savoir ce qui a été ajouté.
Suggestion d'ajout
Les messages verts correspondent à des possibilités d'optimisation : Xacte vous propose un code qui va souvent de pair avec un acte que vous avez entré. Si les conditions décrites dans le message sont remplies, vous pouvez probablement ajouter ce code à votre facture.
Avertissement
Le jaune vous invite à vérifier votre saisie selon les informations fournies dans le message explicatif. Il est généralement question d'erreurs communes qu'il n'est pas possible de détecter automatiquement, ou encore de règles qui sont souvent oubliées ou mal comprises.
Erreur
Les messages en rouge requièrent invariablement une intervention de votre part. Tant que le problème soulevé dans le message n'est pas réglé (ou le message ignoré, quand c'est possible), la facture ne peut pas être envoyée à la RAMQ. Souvent, vous pouvez cliquer sur la bannière du message pour que votre curseur se déplace automatiquement dans le champ concerné; par exemple, si le problème était que le référent n'a pas été indiqué pour un code qui en nécessite un, votre curseur serait automatiquement déplacé dans le champ où on entre cette information.
Sauvegarde des données
Le contenu de votre grille se sauvegarde automatiquement chaque fois que vous passez d'une ligne à une autre. Néanmoins, le bouton bleu de la barre d'outils vous permet d'effectuer deux types de sauvegarde manuelle.
Sauvegarder/Valider la grille
Utilisez cette option pour forcer une sauvegarde de la grille et mettre à jour les totaux préliminaires calculés dans le bas de chaque colonne. Nous vous recommandons de lancer cette sauvegarde au moins une fois par jour, à la fin de votre saisie pour la journée.
Sauvegarder/Valider tout (Premium seulement)
Pour accéder à cette option, cliquez sur la flèche à droite du bouton bleu Sauvegarder/Valider la grille. En plus de forcer une sauvegarde, elle entraîne une nouvelle validation des données de toutes les factures dans la grille.
Selon le nombre de demandes que celle-ci contient, le processus peut prendre plusieurs minutes. Nous vous suggérons de le lancer seulement lorsque votre grille est terminée ou dans certaines situations ponctuelles, par exemple à la suite de changements à la configuration de votre compte ayant une incidence sur la validation de votre saisie.
Vérifier ou soumettre la grille pour l'envoi à la RAMQ
La dernière étape à franchir avant l'envoi de la grille à la RAMQ dépend de votre abonnement.
Plan Autonome : Vérification de la grille
Une fois votre grille terminée, vous devez confirmer que vous l'avez vérifiée avant de pouvoir l'envoyer à la RAMQ. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Vérifiée dans le coin supérieur droit de la page :
Le statut Vérifiée s'affiche alors dans un carré vers au même endroit et la grille devient verrouillée. Pour annuler l'opération et rendre la grille modifiable à nouveau, cliquez sur Non-vérifiée.
Plan Premium : Soumission au technicien en facturation
Lorsque votre grille est prête pour la vérification par votre technicien en facturation, il faut la lui soumettre en cliquant sur Grille terminée dans la barre d'outils :
Une fenêtre de confirmation s'affiche :
Options de soumissions : Si votre grille contient du tarif horaire ou des per diem de rémunération mixte, cochez la case pertinente pour soumettre le ou les formulaires connexes en même temps que votre grille. Rappelons que ces formulaires sont générés automatiquement à partir des données saisies dans votre grille et qu'ils se trouvent sur votre tableau de bord jusqu'à leur soumission.
Erreurs : Lorsque votre grille contient des erreurs, c'est-à-dire des cases rouges, vous avez le choix de les inclure dans votre soumission ou de les déplacer dans une nouvelle grille qui se créera automatiquement une fois la soumission confirmée. Vous pourrez alors les corriger plus tard.
Après avoir choisi les options désirées, cliquez sur le bouton jaune Soumettre dans le coin inférieur droit de la fenêtre. La grille disparaîtra alors de votre tableau de bord; vous la trouverez dorénavant dans vos archives.