Pour faciliter la facturation de votre tarif horaire et réduire les risques d’erreurs, la plateforme Xacte vous offre deux méthodes de saisie simples et efficaces : le formulaire de tarif horaire et la facturation directe dans la grille (pour les utilisateurs Premium). Le présent article vous guide pas à pas dans chacune de ces procédures.
Dans le formulaire de tarif horaire
Dans le haut de la page d'accueil, cliquez sur le bouton + TH.
Vos profil et lieu de facturation par défaut sont automatiquement associés à la demande de paiement. Pour modifier le profil, cliquez dessus; pour changer le lieu, cliquez sur la flèche à droite.
Dans le champ Début, cliquez sur le calendrier pour choisir une date de début ou entrez-la manuellement dans le format AAAA-MM-JJ.
Si vous sélectionnez une autre journée qu'un dimanche, la date sera automatiquement remplacée par celle du dimanche de la semaine dans laquelle se trouve la date choisie. Le samedi qui suit est automatiquement attribué à la date de fin.
Indiquez la date des services à la colonne Date. Par défaut, le lundi de la période sélectionnée à l'étape 3 s'inscrit dans la première case.
Cochez la plage horaire des heures. Les heures comprises dans chacune des plages dépend de votre discipline. Notez qu'une seule plage peut être choisie par ligne; pour facturer des services sur deux plages distinctes à une même date, utilisez deux lignes.
Entrez le code d'activité à la colonne Code. Au besoin, cliquez sur la loupe pour consulter l'aide-mémoire. Si vous utilisez un raccourci Xacte, il se reportera automatiquement dans la case L.
Indiquez le secteur dans lequel les activités ont eu lieu à la colonne S. Notons que les omnipraticiens se servent du secteur pour appliquer les majorations d'horaire défavorable. Pour connaître les numéros à utiliser pour ces majorations, nous vous invitons à consulter votre guide de facturation ou votre conseiller.
Inscrivez le nombre d'heures travaillées à la colonne Hrs. Les fractions d'heure s'indiquent en décimale avec un point. Pour une heure et demie, par exemple, on écrira « 1.5 ».
Vous pouvez entrer jusqu'à deux codes supplémentaires sur la même ligne pour les activités de différentes natures effectuées à la même date et durant la même plage horaire.
Inscrivez les nom et prénom du signataire de l'établissement dans le bas du formulaire. Notez que si aucune date de signature n'est inscrite, le système ajoutera automatiquement la date d'envoi comme date de signature.
Si un signataire est configuré dans le lieu de facturation choisi, son nom s'affichera automatiquement.
Appuyez sur Sauvegarder pour enregistrer la demande.
Note : Toute demande de tarif horaire en cours se trouve sur votre tableau de bord, sous les grilles. Cliquez sur le bouton TH à gauche pour ouvrir la demande.
Une fois la demande terminée, cliquez sur Vérifiée pour signifier qu'elle est prête à l'envoi. Si vous êtes un utilisateur Premium, vous aurez plutôt l'option de marquer la demande terminée pour la soumettre à votre agent.
Pour supprimer la demande, appuyez sur le X.
Pour générer en format PDF le formulaire 1215 que vous devez remettre à votre signataire, appuyez sur l'icône d'imprimante. Note : Si vous êtes un utilisateur Premium, l'envoi du formulaire à votre signataire est généralement automatisé par votre agent.
Dans la grille (Premium seulement)
La grille vous permet de facturer rapidement et efficacement vos activités rémunérées à tarif horaire. Quand vous y entrez des codes de tarif horaire, le formulaire nécessaire pour l'envoi à la RAMQ ainsi qu'à votre signataire est généré en arrière-plan.
Si vous n'êtes pas familier avec la grille, nous vous recommandons de consulter d'abord l'article Facturer dans la grille.
Pour facturer du TH dans une grille, suivez les étapes ci-dessous :
Configurez la ligne pour la facturation du tarif horaire.
Cliquez sur la case de la colonne Étab. ou PH pour choisir le lieu de facturation ainsi que la plage horaire durant laquelle les services ont été rendus. Si vous devez facturer des activités sur plusieurs plages horaires, utilisez une ligne distincte pour chacune des plages.
Entrez le code d'activité à la date souhaitée. Au besoin, cliquez sur la loupe pour consulter l'aide-mémoire.
Entrez les deux-points suivis du nombre d'heures. Les fractions d'heure s'indiquent en décimale avec un point. Pour une heure et demie, par exemple, on écrira « 1.5 ».
Ajoutez le symbole « # » suivi du secteur dans lequel les services ont été rendus. Notons que les omnipraticiens se servent du secteur pour appliquer les majorations d'horaire défavorable. Pour connaître les numéros à utiliser pour ces majorations, nous vous invitons à consulter votre guide de facturation ou votre conseiller.
Note : Par défaut, la plateforme utilise le dernier chiffre de l'établissement figurant à la colonne Étab. comme numéro de secteur. Étant donné que les numéros de centre hospitalier se terminent déjà par le chiffre correspondant à l'unité de soins, il n'est généralement pas nécessaire de l'indiquer manuellement dans ce cas; il aurait pu être omis dans l'exemple ci-dessus.
S'il y a lieu, vous pouvez inscrire jusqu'à trois codes dans une même case pour facturer des activités de différentes natures effectuées à la même date et durant la même plage horaire. Chaque séquence doit alors être séparée par une virgule.
Une fois la demande sauvegardée, vous trouverez le formulaire généré en arrière-plan sur votre tableau de bord, sous les grilles. Vous pouvez le consulter en appuyant sur le bouton TH, à gauche. Pour en savoir plus sur ce formulaire, consultez la première section du présent article.
Lors de la soumission de la grille, il est important de cocher la case indiquée ci-dessous pour envoyer le formulaire à votre agent en même temps que le reste de la grille :
