Lorsque votre entente vous permet de vous faire rembourser des frais de déplacement auprès de la RAMQ, par exemple dans les situations de dépannage en région, vous pouvez préparer le formulaire de réclamation dans Xacte selon les instructions qui suivent. Si vous êtes un utilisateur Premium et si votre déplacement a été fait entièrement à bord d'un véhicule personnel, vous pouvez aussi créer la facture directement dans une grille.
Selon votre entente, chaque fois que vous devez indiquer un nombre de kilomètres dans une demande de déplacement, vous devez le calculer au moyen de Google Maps.
Liens utiles
Avant d'aborder la façon de facturer les frais de déplacement, soulignons que les règles pertinentes ne sont pas simples et qu'elles peuvent varier selon votre discipline. Elles ne sont donc pas abordées ici. Les pages suivantes du site de la RAMQ contiennent toutefois beaucoup d'informations utiles à ce sujet :
Remplir le formulaire de frais de déplacement
Une demande doit être créée pour chaque trajet. Autrement dit, vous devez préparer une facture distincte pour l'aller et le retour de chacun de vos déplacements.
Création d'une demande
Pour créer une demande de frais de déplacement, cliquez sur le bouton + Dépl. de votre tableau de bord.
Saisie des informations de base
Dans le menu déroulant de la section Professionnel en haut à gauche, choisissez votre profil de facturation personnel, c'est-à-dire celui dont le numéro se termine par 00000.
Note : Si ce profil s'affiche en rouge, c'est qu'il a été désactivé pour vous empêcher de vous vous en servir par erreur lors de la saisie de votre facturation ordinaire, généralement parce que vous utilisez un compte de société pour celle-ci. Dans ce cas, vous pouvez et devez tout de même utiliser votre profil personnel pour la facturation des frais de déplacement.
Entrez les dates, heures et lieux de départ et d'arrivée dans les cases prévues à cet effet. Si le lieu de départ est votre domicile, utilisez le code de la localité où vous habitez ou encore le 69999 (code générique de lieu géographique). Au besoin, consultez l'article sur la configuration de lieux de facturation.
Note : Lorsque vous entrez un code postal sous un lieu, il remplace celui qui a été configuré dans ce lieu pour la demande en cours. Par exemple, dans la capture d'écran ci-dessus, on pourrait ajouter un code postal sous le lieu de départ en remplacement du H2X 0C1 associé au 69999. Cette fonctionnalité est surtout utile aux médecins qui prodiguent des soins à domicile.
Si vous utilisez le code RAMQ d'un établissement comme lieu de départ ou d'arrivée, il ne faut rien entrer dans la case de code postal. Ce code correspond déjà à l'adresse pertinente dans les dossiers de la Régie.En bas à gauche, cliquez dans la case Sélectionnez un ou plusieurs contextes, puis choisissez les éléments pertinents pour la demande. Au minimum, celle-ci doit contenir l'élément Aller ou Retour, selon la direction du déplacement.
Ajout des frais de transport
Pour ajouter vos frais de transport, cliquez sur le bouton + Frais de transport et choisissez le ou les moyens de transport utilisés.
Quelques précisions par moyen de transport :
Véhicule personnel : Dans la case KM, indiquez le nombre de kilomètres parcourus à bord de votre véhicule. Si vous avez payé des frais de stationnement, indiquez le montant dans la case prévue à cet effet. Si vous avez payé des frais de poste de péage, ajoutez l'élément de contexte nécessaire (voir l'encadré jaune ci-dessous), puis entrez le montant dans la case Général.
Véhicule loué : Entrez le montant de la facture de location dans la première case et les frais d'essence dans la deuxième.
Tous les autres modes : Entrez le montant du billet ou de la course dans la case des frais.
Pour ajouter un élément de contexte à une partie spécifique de la facture, cliquez sur la case Sélectionnez un ou plusieurs contextes qui se trouve sur la ligne visée.
Ajout du temps de déplacement
Tout comme les frais de transport, le temps de déplacement se facture par moyen de transport. Cliquez sur le bouton + Temps de déplacement et choisissez le ou les moyens utilisés, puis indiquez les valeurs de temps en centième (par exemple, il faut écrire 0,25 pour 15 minutes).
Généralement, pour chaque ligne de temps de déplacement, votre demande doit contenir une ligne de frais pour le même moyen de transport. Cela étant dit, les modalités de remboursement peuvent varier selon les ententes.
Lorsque votre situation justifie la facturation de temps de déplacement sans frais de transport, vous devez ajouter à la ligne de temps l'élément de contexte pertinent, soit l'un des suivants :
Demande de remboursement de frais de transport déjà transmise
Déplacement pour prélèvement d'organes
Frais de transport pris en charge par l'installation
Transport effectué avec un véhicule d'urgence
Traversier gratuit
Par exemple, si vous facturez du temps en avion dans une facture de retour et que le coût du billet a déjà été réclamé dans celle de l'aller, utilisez l'élément de contexte 1718 – Demande de remboursement des frais de transport déjà transmise :
Quelques précisions par moyen de transport :
Véhicule personnel ou loué, covoiturage : Indiquez le nombre de kilomètres parcourus à bord du véhicule.
Vol commercial : Indiquez la durée du vol dans la case Durée et le temps d'attente dans la case Attente.
Tous les autres modes : Indiquez la durée du transport.
Vos ententes prévoient des modalités particulières pour la facturation de votre temps d'attente imprévu, par exemple lorsqu'un vol est annulé. Pour plus d'informations à ce sujet, nous vous invitons à consulter votre guide de facturation de la RAMQ : omnipraticiens / spécialistes
Ajout des frais de séjour (omnipraticiens)
Dans la plupart des cas, les frais de séjour des omnipraticiens en dépannage doivent être réclamés auprès de l'établissement visité. Cependant, la RAMQ peut les rembourser lorsque des circonstances exceptionnelles vous empêchent de vous rendre à l'établissement en une seule journée de déplacement. Vous pouvez alors les réclamer dans votre demande de déplacement.
Pour ce faire, cliquez sur + Frais de séjour et ajoutez le montant des frais engagés. Notez que l'élément de contexte demandé par la Régie (Le médecin n’a pu se rendre dans la même journée) s'ajoute automatiquement à la facture lors de l'envoi.
Suppression d'une ligne
Pour supprimer une ligne, cliquez dans une case modifiable de celle-ci, puis sur le bouton Supprimer :
Sauvegarde et envoi
Pour enregistrer la demande, cliquez sur Sauvegarder dans la barre supérieure de la page :
Une fois la demande sauvegardée, vous pouvez la fermer et y revenir plus tard. Vous la retrouverez sur votre tableau de bord, sous les grilles. Pour la rouvrir, cliquez sur Dépl. à gauche :
Lorsque la demande est prête à l'envoi, vous pouvez soit cocher la case Vérifiée et sauvegarder à nouveau pour la transmettre dans votre prochain lot, soit l'envoyer directement à la RAMQ. Si vous êtes un utilisateur Premium, plutôt que le bouton de vérification, vous trouverez un bouton de soumission à l'agence.
Autres fonctionnalités de la demande de déplacement
Duplication avec ou sans inversion
Pour dupliquer une demande de déplacement, cliquez sur la flèche à droite du bouton Nouvelle. La deuxième option crée une copie dans laquelle les lieux sont inversés, ce qui est très pratique pour facturer le retour rapidement une fois l'aller saisi. Il restera alors seulement à modifier les dates, l'élément de contexte en bas à gauche et, le cas échéant, les montants.
Suppression d'une demande
Pour supprimer une demande de déplacement, cliquez sur le X dans la barre supérieure :
Ajout de pièces jointes
Vous pouvez joindre des pièces justificatives à votre demande en cliquant sur l'icône de trombone dans le coin supérieur droit. Ces pièces ne sont pas envoyées à la RAMQ, mais il peut tout de même être utile de les associer à la facture pour référence ultérieure. N'oubliez pas que la Régie peut vous demander des pièces justificatives jusqu'à cinq ans après la soumission de votre facture.
Téléchargement en format PDF
Pour télécharger la facture en format PDF, cliquez sur l'icône d'imprimante dans le coin supérieur droit :
Facturer le kilométrage en véhicule personnel dans la grille (Premium seulement)
Pour pouvoir facturer votre kilométrage à même la grille, il faut d'abord configurer le lieu de départ et le lieu d'arrivée adéquatement. Généralement, votre conseiller en facturation aura déjà configuré les lieux comme il se doit selon les informations que vous lui avez fournies. Si c'est le cas, vous pouvez sauter la première étape; sinon n'hésitez pas à lui demander de s'en charger.
Configuration des lieux
Créez un lieu de facturation pour le lieu de départ. S'il s'agit de votre domicile, utilisez le code de la localité où vous habitez ou encore le 69999 (code générique de lieu géographique).
Si ce n'est pas déjà fait, créez un lieu de facturation pour le lieu d'arrivée. Dans le menu déroulant de la section Déplacement en véhicule personnel, choisissez votre lieu de départ, puis entrez le nombre de kilomètres séparant les deux endroits selon Google Maps dans la case « KM ». S'il y a lieu de facturer le temps de déplacement en plus des frais de transport, cochez la case « Facturer temps 09992 ? ». Faites défiler la page jusqu'en haut et cliquez sur Sauvegarder.
Saisie des déplacements dans la grille
Configurez la ligne pour la facturation d'un déplacement et choisissez le lieu d'arrivée à la colonne Étab.
À la date de votre aller, entrez le raccourci A suivi de l'heure de votre départ dans le format HHMM. Pour un départ à 8 h 30, par exemple, on écrira A0830.
À la date de votre retour, entrez le raccourci R suivi de l'heure de votre départ dans le format HHMM. Pour un départ à 21 h, par exemple, on écrira R2100.
Une fois la ligne sauvegardée, vous trouverez les demandes de déplacement créées en arrière-plan sur votre tableau de bord, sous vos grilles. Vous pouvez les consulter en cliquant sur Dépl. ou ouvrir la grille dans laquelle elles ont été créées en cliquant sur Grille. Ces demandes seront transmises à votre agent pour vérification lorsque vous soumettrez votre grille.
